Lavoro: riunioni, e-mail e call fanno "perdere" due giorni alla settimana

Riunioni, e-mail e call fanno perdere due giorni alla settimana. A misurare il fenomeno è una recente analisi di Microsoft dedicata ai cosiddetti digital debts, lo scotto in versione digitale dell’essere sempre connessi. Il ritmo del lavoro è aumentato in modo esponenziale, insieme alla mole di dati, informazioni e comunicazioni sempre intense. Un flusso continuo a cui, però, c’è una soluzione: la tecnologia. Secondo Microsoft, infatti, l’intelligenza artificiale (IA) può aiutare il lavoratore (e di riflesso le aziende) a ‘recuperare’ il tempo che oggi viene impiegato (ovvero disperso) nel flusso di comunicazioni con colleghi e superiori. “Una nuova generazione di IA eliminerà la fatica del lavoro e libererà la creatività” sostiene Satya Nadella, presidente e Ceo di Microsoft. “C’è un’enorme opportunità per gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale per aiutare ad alleviare il debito digitale, sviluppare l'attitudine all'IA e responsabilizzare i dipendenti” aggiunge.

Il tempo ‘perso’

L'indagine di Microsoft sottolinea come un quarto degli utenti più attivi sulle sue app trascorra in media 8,8 ore alla settimana leggendo e scrivendo e-mail e almeno 7,5 ore partecipando a riunioni. Un lavoro nel lavoro che porta milioni di persone ad avere la sensazione di essere continuamente interrotte nella propria attività. Non a caso il 68% degli intervistati spiega di soffrire la mancanza di tempo da dedicare al 100% al lavoro senza distrazioni. E il 62% degli intervistati afferma di avere difficoltà a causa del troppo tempo dedicato alla ricerca di informazioni durante la giornata lavorativa. Secondo il rapporto, poi, il dipendente medio trascorre il 57% del proprio tempo utilizzando i software per l’ufficio per comunicare: riunioni, e-mail, chat. Il resto del tempo viene utilizzato per la creazione di fogli di calcolo o la stesura di presentazioni o per pianificare le attività. Resta, quindi, pochissimo tempo per lo sviluppo di idee e per il pensiero creativo.

Il 'peso' delle riunioni

Dalla ricerca emerge, poi che la qualità delle riunioni è considerata molto bassa. Per il 58% degli intervistati nelle riunioni virtuali è difficile avere un confronto schietto sugli argomenti, per il 57% è difficile stare al passo se si partecipa con qualche minuto di ritardo mentre per il 55% non sono chiari gli obiettivi del meeting. Oltre al fatto che non è semplice riassumere quello che viene detto nei web meeting che sono triplicati da febbraio 2020 (192%). Un lavoratore su 3 pensa, poi, che la propria presenza durante le riunioni non sia fondamentale. Prevale però il fattore Fomo (fear of missing out) ovvero la paura di perdersi qualcosa o di non sembrare “sul pezzo” agli occhi di colleghi e superiori.

L’aiuto dall’intelligenza artificiale

L’intelligenza artificiale viene vista come un’arma a doppio taglio. Ma sorprendentemente i dati dicono che i dipendenti sono più desiderosi che l'IA li aiuti a sollevare il peso del lavoro di quanto temono la perdita del posto di lavoro. I dati parlano chiaro: il 49% delle persone afferma di essere preoccupato che l'IA sostituirà il proprio lavoro, mentre il 70% delegherebbe quanto più lavoro possibile all'IA per ridurre i propri carichi. Non solo 3 persone su 4 dichiarano che si sentirebbero a proprio agio nell'usare l'IA per attività amministrative (76%), ma la maggior parte dei dipendenti ha anche affermato che si sentirebbe a proprio agio nell'usarla per lavori analitici (79%) e persino creativi (73%). Le persone cercano nell’intelligenza artificiale un aiuto nel trovare le informazioni e le risposte giuste di cui hanno bisogno (86%), nel riassumere le riunioni e le attività (80%) e nel pianificare la giornata (77%). Secondo Microsoft, l’intelligenza artificiale è pronta a sollevare il peso del lavoro e ha un grande potenziale per liberare le persone dal debito digitale e alimentare l'innovazione. Ma l'intelligenza artificiale non si limiterà a "aggiustare" il lavoro, ma creerà un modo di lavorare completamente nuovo. E, quindi, servirà una debita formazione per tutti i dipendenti, oltre che per i capi.